コラム

個人事業主が計上できる経費とは?車関連の経費計上のポイントも解説

個人事業主が確定申告を行う際、頭を悩ませがちなのが経費の計上についてです。特に、初めて確定申告をするときは、何を基準に経費を算出すれば良いのか分からない人も多いでしょう。また、新型コロナウイルスの影響により、事業にかかる経費を見直したい事業主も多いかもしれません。そこで今回は、個人事業主が確定申告を実施する際に、計上できる経費の種類や申告時の注意点とともに、車の維持にかかる経費計上のポイントについて解説します。

個人事業主における「経費」とは

経費とは、事業を行ううえで必要なコストのことです。原料費や仕入れ費といった費用だけでなく、事務所や店舗にかかる賃料や維持費、光熱費、交通費なども経費に含まれます。

会社を経営する法人はもちろんですが、個人で事業を営んでいる個人事業主も経費は計上できます。所得税や住民税などの税金は、売上から経費を差し引いた分の所得に応じて課税されます。そのため、確定申告の際に正しく経費を計上すれば、節税に繋がるのです。

ただし、法人と個人事業主とでは給与の取り扱いや事務所など、経費として認められる範囲や考え方が異なるため注意が必要です。

個人事業主に認められる経費の範囲

個人事業主として経費を計上するとき、具体的にどのようなものが経費として認められるのでしょうか。経費の勘定科目として代表的なものを以下にまとめました。

地代家賃

地代家賃とは、主に事務所の家賃や月極の駐車場代などにあたる経費項目です。毎月の固定費としてかかる費用のひとつであり、賃貸で利用している事業用のオフィスや店舗物件の賃料を計上します。自宅を事務所として利用している場合には、事業用として利用している家賃相当分を経費として計上できます。

ただし、白色申告の場合は、地代家賃として経費計上が可能なのは50%以上を業務で使用している場合に限られます。例えば1日のうち8時間程度を業務で使用していると想定すると、50%に満たないため地代家賃としては計上できないことになります。

水道光熱費

水道光熱費は、事業用として借りているオフィスや店舗で使用した電気や水道、ガスなどの公共料金にあたる経費項目です。自宅兼事務所の場合も事業用として利用している分を計算し、経費として計上できます。

ただし、こちらも地代家賃と同様、白色申告者の場合は50%以上を業務に使用していることが前提となります。

通信費

通信費とは、主に携帯電話やインターネットの利用料金を扱う経費項目です。書類を郵送する際の切手代や宅配便の配達料金、NHKの受信料なども通信費に該当します。

自宅兼事務所の場合には、業務で使用した通信費であることが分かるよう、領収証や伝票などを分類しておく必要があります。

旅費交通費

取引先や顧客先へ訪問する際に利用した電車やバス、飛行機、タクシーなどの料金や、遠方へ出張した際の宿泊費などは旅費交通費として計上できます。仕事で車を利用する際のガソリン代や高速道路料金なども、旅費交通費に該当します。

会議費

取引先や顧客との打ち合わせなどで使用した、会議室の利用料金や喫茶店での飲食費などは会議費として計上できます。

接待交際費

顧客や取引先との飲食代、事業の関係者に贈ったお歳暮やお中元、慶弔金などを計上する経費項目です。ひとりあたり5,000円以下の飲食代であれば、接待交際費ではなく会議費として経費計上することも可能です。一方、お歳暮やお中元、慶弔金などは金額にかかわらず接待交際費として計上する必要があります。

消耗品費

消耗品費とは、事業用の文具、コピー用紙といった事務用品やパソコン周辺機器、事務所の照明器具などを購入した際に計上する経費項目です。金額が10万円未満または使用可能期間が1年未満の備品に限ります。

減価償却費

減価償却費とは、10万円以上の高額な資産を経費として計上する場合の経費項目です。例えば、業務で使用する自動車やパソコンなどを購入した際は減価償却費を計上します。

耐用年数に応じて分割して計上する方法もあれば、定額法や定率法といった方法で計上することも可能です。資産の額や種類によって経費の計上方法は異なるため、事前に確認しておきましょう。

個人事業主の経費として認められないもの

一方で、経費として計上できない費用もあります。事業に関わりがなく、プライベートで利用するものは当然のことながら経費として計上できません。また、事業主の給与や社会保険料、所得税や住民税も経費として認められません。具体的には、以下の通りです。

  • 事業主にかかる所得税・住民税
  • 事業主とその家族に対する給与、社会保険料
  • 事業に関わりのない出費

ただし、青色事業専従者給与を届け出たうえで特定の条件を満たす場合は、家族および親族への給与も経費として計上できます。

個人事業主の経費として注意すべきポイント

個人事業主が経費を計上する場合、特に注意しておきたいのが「事業用の出費なのか、プライベートでの出費なのか」という点です。

上述したように、自宅兼事務所で事業を営んでいる場合、家賃や水道光熱費、通信費といった費用は、事業で利用している割合に応じて家事按分で算出する必要があります。自宅内で1日あたり8時間を業務に費やしているのであれば、3分の1に相当する費用を経費として計上できるといった明確な線引きが求められます。

家事按分について法的なルールはありませんが、税務署から説明を求められた際に説明できるような、明確な根拠を用意しておく必要があります。ややこしい計算を避けたいのであれば、例えば、携帯電話を事業用と個人用と別々に持つこともひとつの手です。個人事業主は、個人利用との線引きが曖昧になりがちです。プライベートと事業用で明確に出費を管理できるよう工夫しましょう。

個人事業主が車関連の経費を計上する際のポイント

事業で車を利用する場合は、車両本体の費用や維持費を経費として計上できます。ただし、購入した車の価格や利用状況によって経費としての計算方法が変わります。具体的な注意点を見てみましょう。

特に注意したいふたつのポイント

計上する際、特に気をつけたいポイントは以下の2点です。

  • 車を購入した場合は減価償却として計上
    自動車の本体価格は10万円以上の場合がほとんどで、高額資産に該当するため、新たに車を購入した場合には減価償却として計上するのが一般的です。耐用年数は新車の普通自動車で6年、軽自動車の場合は4年で計算します。ただし、中古車を購入した場合の耐用年数は、以下の式にあてはめて計算します。

法定耐用年数-経過年数+経過年数×0.2=耐用年数

たとえば2年落ちの普通自動車を購入した場合で計算すると、

6−2+2×0.2=4.4

となり、1年未満の端数は切り捨てるため、耐用年数は4年です。ただし、古い年式の車種で上記の計算結果が2年に満たない場合は、耐用年数2年とします。

  • 按分する必要がある
    燃料代、車検費用、修理費、ワイパーやタイヤなどの消耗品も経費の対象となります。ただし、個人事業主がプライベート用の車を事業用としても利用する場合には、家賃と同様に家事按分で算出する必要があります。しかし、これらの品目をひとつひとつ計算するのは手間がかかるほか、どの程度の割合で経費を算出すれば良いのか判断に迷うかもしれません。

リース契約なら車関連の経費計上が簡単

経費計算がややこしいと感じたら、カーリースを利用するのも一案です。車のリース契約は車検費用やメンテナンス費用を含むプランもあり、毎月にかかる費用が一定になるため、経費の支出管理も簡単です。確定申告の際の勘定科目はリース料として計上します。

車を購入した場合には消耗品費や減価償却費といった面倒な仕訳が必要になりますが、リース契約であればこれらの処理が不要なため、確定申告の際の手間を大幅に削減できます。

青色申告と白色申告の違い

確定申告には、「青色申告」と「白色申告」の2種類があります。経費計上の方法に違いがあるため、状況にあった会計処理を行いましょう。改めて、それぞれの特徴を解説します。

青色申告とは

青色申告は、複式簿記と呼ばれる手法で帳簿を記載し、それをもとに確定申告を行います。青色申告者は、基礎控除の48万円に加えて、最高65万円の控除(2020年度申告よりe-Taxによる申告(電子申告)または電子帳簿保存を行っている場合に適用)を受けられます。この65万円分の控除を青色申告特別控除といいます。

控除分は売上から差し引くことができるため、控除額が大きければ大きいほど課税対象となる所得が小さくなるのです。白色申告には青色申告特別控除がないため、青色申告のほうが節税効果を期待できます。

また、青色申告であれば事業における赤字を3年間繰り越せるほか、青色事業専従者給与を届け出れば家族への給与を経費として計上できる、といったメリットもあります。

さらに、30万円未満の備品(少額減価償却資産)などを購入した場合、青色申告であれば一括で経費計上が可能という違いもあります。

白色申告とは

白色申告は青色申告とは異なり、複式簿記による帳簿の提出が不要であるため、確定申告の手間を大幅に軽減できるメリットがあります。ただし、青色申告特別控除は対象外となり、控除額は基礎控除の48万円のみとなります。

個人事業主は適切な計上で経費を算出しよう

個人事業主は、事業の運営において必要な経費を適切に計上することで節税効果が見込めます。事業による出費なのかプライベートでの出費なのかを適切に切り分け、正確な情報をもとに確定申告を行いましょう。車関連の経費を適切かつ効率的に計上するために、リース契約への切り替えも検討してみてはいかがでしょうか。

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